Bürotechnik: Ricoh führt Kunden an Digitalisierung und Management von Dokumenten heran

In Umfragen und Festreden kommt die Digitalisierung im Mittelstand nicht zu kurz – auch Geschäftsberichte künden gern von der Veränderung von Arbeitsprozessen. Im Alltag hingegen kollabiert der Workflow auf vielen Firmenfluren häufig schon, wenn der zentrale Drucker streikt. „Für uns ist das immer ein guter Ansatzpunkt“, sagt der Deutschland-Chef des japanischen Technologiekonzerns Ricoh, Niculae Cantuniar. „Da wir die Geräte liefern, sind wir für den Kunden der erste Ansprechpartner und können für die Vorteile der Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise werben.“ Lange hat sich Ricoh als Dienstleister für Drucker und Kopierer verstanden – heute definiert man sich als „Anbieter von Technologie für die Transformation von Geschäftsprozessen und Informationsmanagement“. Nach einer schmerzhaften Restrukturierung vor drei Jahren, die Hunderte Arbeitsplätze kostete, sieht Cantuniar das Unternehmen wieder auf dem richtigen Kurs. „Es geht uns gut“, sagt er. Der Umsatz in Deutschland lag zuletzt bei rund 500 Millionen Euro, der Überschuss bei 10 Millionen Euro. Die Wurzeln von Ricoh in Hannover reichen bis ins Jahr 1966 zurück. 2007 hat der Konzern hier mehrere Tochtergesellschaften zusammengefasst und beschäftigt in der Zentrale an der Vahrenwalder Straße in Verwaltung, Vertrieb und Service-Geschäft rund 900 der deutschlandweit 2400 Mitarbeiter. Corona-Pandemie treibt die Digitalisierung voran: Zwar bekommt auch Ricoh die Folgen der Corona-Krise zu spüren – perspektivisch biete die Pandemie jedoch auch große Chancen, sagt Cantuniar. Vielen Unternehmen sei es gelungen, mithilfe digitaler Arbeitsweisen ihre Geschäftsabläufe aufrechtzuerhalten, als plötzlich ein Großteil der Belegschaft ins Homeoffice wechseln musste: „Damit hat die aktuelle Krise einen Trend beschleunigt.“ Die Nachfrage für flexible IT-Anwendungen ziehe spürbar an. Papierverbrauch sinkt im Lockdown: Beim ersten Lockdown im Frühjahr musste auch Ricoh mehr als die Hälfte seiner Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken, inzwischen sei ein Gutteil wieder zurück, und der Anteil der Kurzarbeit betrage im Schnitt nur 10 bis 20 Prozent, heißt es. Weil sich auch bei den Kunden die Büroflure leerten, schlug das bei den Unternehmen sofort auf den Papierverbrauch durch – bei den Behörden seien die Drucker hingegen weitgehend weitergelaufen, sagt Cantuniar: „Das hat uns sehr geholfen.“ Ricoh vermietet seine Geräte über mehrere Jahre, die Vergütung hängt in der Regel vom gedruckten Volumen ab. Onlinedokumente statt Hängeregister: Noch hängt bei Ricoh Deutschland rund die Hälfte der Umsätze am alten Kerngeschäft, wobei sich auch dieses wandelt: Reine Drucker gibt es kaum noch, inzwischen dominieren Multifunktionsgeräte den Markt. „Für viele Firmen ist der Scanner der Einstieg in die digitale Welt“, sagt Cantuniar. Aus Schriftstücken in Leitz-Ordnern oder Hängemappen würden so Onlinedokumente, was die Bearbeitung effizienter mache. Sobald der erste Schritt getan sei, verfolgten die meisten Kunden diesen Weg konsequent weiter. DocuWare und DataVision gehören jetzt zu Ricoh: Ricoh sieht sich dabei als fester Begleiter: Der Konzern möchte zu einer Art Schaltzentrale für das Management von Dokumenten werden. Auch deshalb wurde im vergangenen Jahr mit der bayerischen DocuWare ein Spezialist für das Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen und Aufbewahren elektronischer Dokumente übernommen. Erleichtern möchte das Unternehmen zudem den Austausch der Mitarbeiter untereinander – aus diesem Grund hat Ricoh im September den Konferenz- und Präsentationstechnik-Anbieter DataVision gekauft. „Wir entwickeln uns damit immer stärker zu einer Digital Services Company“, sagt Cantuniar. Lesen Sie auch Wegen Corona ins Homeoffice: Sieben Tipps für die Praxis Digitalisierung: Nicht alle Firmen in Deutschland können mithalten Von Jens Heitmann